La fundación Amigos de Jesús y María en cumplimiento ley 1581 de 2012 decretada por el congreso de la República de Colombia ley 1581 2012, donde se hacen disposiciones para desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

De igual manera obedeciendo el decreto 1377 de 2013, donde se establecen las siguientes definiciones:

1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
4. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
5. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
   Establece la siguiente política de manejo de base de datos y protección de datos personales.

 

Alcance

Esta política aplicara a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Fundación Amigos de Jesús y María considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante LA FUNDACIÓN).

Identificación del responsable del tratamiento de datos personales

Fundación Amigos de Jesús y María, con domicilio en la Carrera 81b N°. 15 a- 30 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
Correo electrónico info@fundacionamigosdejesusymaria.com, teléfono: (+571) 4110526- 4247278. Fax: 4110526

 

Tratamiento

LA FUNDACION, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, comunidad y habitantes de la zona en general (familias, infantes, madres, etc) , autoridades locales o entes gubernamentales, donantes, distribuidores, proveedores y aliados estratégicos.

 

Finalidad

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA FUNDACIÓN con las siguientes finalidades:

• Para el envío de información a sus trabajadores y familiares
• Para Asignación de cupos y registro de infantes para Jardín y Biblioteca según corresponda
• Para asesoría e intervenciones de carácter social en general para la comunidad donde está ubicada LA FUNDACIÓN
• Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de infancia y adolescencia vigentes en Colombia.
• Para el fortalecimiento de las relaciones con la comunidad y grupos de influencia, mediante el envío de información relevante, asignación de cupos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área o persona encargada, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados por LA FUNDACIÓN, entre otros.
• Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, la evaluación delcumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados LA FUNDACIÓN, entre otros.
• Para mejorar, promocionar y desarrollar las actividades propias de LA FUNDACIÓN.
• Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de
  mandatos judiciales o legales.
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, comunidad y habitantes de la zona en general (familias, infantes, madres, etc.), autoridades locales o entes gubernamentales, donantes, distribuidores, proveedores y aliados estratégicos para las finalidades antes mencionadas.

Derechos de los titulares de los datos personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA FUNDACIÓN, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA FUNDACIÓN está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos
  son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA FUNDACIÓN para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Ser informado por LA FUNDACIÓN, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
• Solicitar a LA FUNDACIÓN la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el capítulo de Atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal y/o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA FUNDACIÓN, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

Área responsable de la implementación y observancia de esta política

La Dirección y Coordinación Administrativa de LA FUNDACIÓN. tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA FUNDACIÓN, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la Dirección/Coordinación y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
La Coordinación administrativa también ha sido designada por LA FUNDACIÓN como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Autorización

LA FUNDACIÓN debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

• Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
• Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA FUNDACIÓN realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos
puestos a disposición por LA FUNDACIÓN, tales como:

• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización
• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso LA FUNDACIÓN asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA FUNDACIÓN, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

• Los Datos Personales que serán recolectados.
• La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
• Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
• Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de naturaleza sensible

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con :

• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
• Salud.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6o de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA FUNDACIÓN deberá:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA FUNDACIÓN sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, LA FUNDACIÓN deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por LA FUNDACIÓN, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

Atención y respuesta a peticiones y consultas

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA FUNDACIÓN, a través de los medios indicados más adelante:

• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA FUNDACIÓN para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Información respecto del uso que se le ha dado por LA FUNDACIÓN a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

LA FUNDACIÓN ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

• Comunicación dirigida la Fundación Amigos de Jesús y María, Carrera 81b N°. 15 a- 30 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
• Solicitud presentada al correo electrónico: info@fundacionamigosdejesusymaria.com

Atención y respuesta por parte de LA FUNDACIÓN:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Atención y respuesta a quejas y reclamos:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA FUNDACIÓN, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

• La corrección o actualización de la información.
• La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
• La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

LA FUNDACIÓN ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

• Comunicación dirigida la Fundación Amigos de Jesús y María, Carrera 81b N°. 15 a- 30 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
• Solicitud presentada al correo electrónico: info@fundacionamigosdejesusymaria.com

Atención y respuesta por parte de LA FUNDACIÓN:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, LA FUNDACIÓN deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender
la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Seguridad de los datos personales

LA FUNDACIÓN, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La obligación y responsabilidad de LA FUNDACIÓN se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.
LA FUNDACIÓN no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA FUNDACIÓN y sus Encargados.

LA FUNDACIÓN exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

Vigencia

Esta Política de Manejo de bases datos y protección de datos personales está vigente a partir de su fecha de publicación.